ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ТА ПЕРЕВАГИ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ - Scientific conference
Main page
UA RU EN

Congratulation from Internet Conference!

Hello

Рік заснування видання - 2014

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ТА ПЕРЕВАГИ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

22.12.2021 19:41

[Section 4. Accounting, analysis and audit]

Author: Корнієнко Антоніна Петрівна, викладач-методист економічних дисциплін вищої категорії Таращанського технічного та економіко-правового фахового коледжу


Упровадження електронного документообігу на підприємстві – один із способів оптимізації бізнес-процесів, який дає змогу суттєво скоротити час на погодження і підписання документів, звільнитися від численних тек із паперами та значних обсягів виснажливої паперової роботи.

Електронний документообіг став іще актуальнішим у період пандемії коронавірусу, коли бізнес намагався налагодити віддалену роботу й автоматизувати процеси обміну як внутрішньою, так і зовнішньою документацією (договорами з контрагентами, актами наданих послуг, видатковими накладними, рахунками тощо) [2].

Успіх діяльності підприємства чи установи в певній мірі залежить від раціональної організації документообігу. Швидкість, з якою отримується інформація, необхідна для прийняття управлінських рішень, залежить від швидкості руху, обробки та передачі первинних документів. За умов комп'ютеризації управління і з переходом до зберігання інформації на електронних носіях документообіг (документальне забезпечення управління) розуміють як створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Електронне управління документами здійснюється відповідно до законодавства України або на основі угод. Цитую, відповідно до ст. 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851, «електронний документообіг − сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів» [1].

Електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства. Основа подібної інтеграції – надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і відбір інформації при підготовці матеріалів. Однак робота з архівними документами є важливим етапом при підготовці нових матеріалів.

Інтеграція архіву електронних документів у єдиний інформаційний простір організації дозволить зробити доступ до архівних матеріалів оперативним і ефективним. Як свідчить практика та результати наукових досліджень, автоматизація документообігу дає змогу: підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення); легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів); формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі; зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну  генерацію номера і поточної дати, використання довідників); засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів).

Література: 

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. №851-IV. URL:https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15

2. Нюанси ведення електронного документообігу в компанії [Електронний ресурс]: веб-сайт. – Електрон. текст. дані. – https://uz.ligazakon.ua/ua/magazine_article/EA014716



Creative Commons Attribution Ця робота ліцензується відповідно до Creative Commons Attribution 4.0 International License
допомога Знайшли помилку? Виділіть помилковий текст мишкою і натисніть Ctrl + Enter

Another articles in this section

Сonferences

Conference 2024

Conference 2023

Conference 2022

Conference 2021

Conference 2020

Conference 2019

Conference 2018

Conference 2017

Conference 2016

Conference 2015

Conference 2014

:: LEX-LINE :: Юридична лінія

Міжнародна інтернет-конференція з економіки, інформаційних систем і технологій, психології та педагогіки

Наукові конференції

Економіко-правові дискусії. Спільнота